Mahnwesen-Ratgeber

Eine Mahnung sollte sachlich, eindeutig und vollständig sein. Dazu gehören: Rechnungsnummer und -datum, der genaue offene Betrag, die ursprüngliche sowie die neue Zahlungsfrist und eine klare Zahlungsaufforderung.

In Deutschland kommt ein Kunde bei einer Rechnung mit Fälligkeitsdatum grundsätzlich auch ohne gesonderte Mahnung in Verzug, wenn 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung verstrichen sind (§ 286 Abs. 3 BGB). Eine schriftliche Mahnung schafft trotzdem Klarheit, dokumentiert Ihre Kommunikation und wirkt professioneller als ein reiner Fristablauf.

mahnwesen.ai übernimmt diese Struktur automatisch: Jede Mahnstufe verwendet Ihre hinterlegten Textbausteine und trägt Rechnungsdaten sowie Fristen automatisch ein.

Ein bewährter Grundaufbau für die erste Mahnstufe:

In mahnwesen.ai hinterlegen Sie diesen Baustein einmal je Mahnstufe — Platzhalter wie Rechnungsnummer, Betrag und Fristen werden automatisch befüllt.

Die erste Mahnung ist meist noch zurückhaltend formuliert: Sie geht davon aus, dass die Nichtzahlung ein Versehen ist, und bittet höflich um zeitnahen Ausgleich. Mahngebühren werden hier üblicherweise noch nicht oder nur in geringer Höhe berechnet.

Wichtig ist eine klare, realistische neue Frist — üblich sind 7 bis 14 Tage. Wird diese ebenfalls nicht eingehalten, folgt die nächste Mahnstufe mit einem bestimmteren Ton und ggf. Mahngebühren.

Die letzte Mahnung markiert den Übergang: Sie kündigt an, dass bei weiterem Zahlungsverzug weitere Schritte folgen — etwa die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder ein gerichtliches Mahnverfahren. Der Ton bleibt sachlich, aber die Konsequenzen werden konkret benannt.

Achten Sie darauf, angekündigte Schritte auch tatsächlich einzuhalten — sonst verliert die Ankündigung an Wirkung. In mahnwesen.ai sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen die letzte Mahnstufe erreicht haben und wie lange diese bereits überfällig sind.